Qualitzer conecta tres mundos, Comercial, Operaciones e Inventario, para que cada trabajo se venda con margen, se ejecute con las horas vendidas y se cobre completo.
Muchas empresas regalan recursos sin darse cuenta: no planifican, cobran menos de lo que corresponde y no protegen el margen. La causa son fugas repartidas por toda la cadena. Ninguna por sí sola quiebra a una empresa; juntas explican por qué se trabaja mucho y queda poco.
Fuga de margen
Dónde ocurre
Qué la controla
La hora se calcula como si se cobrara el 100 %
Gerencia
Costo por especialidad y ocupación
Oportunidades que se enfrían sin seguimiento
Comercial
CRM
Se cotiza sin conocer el costo de la hora
Comercial
Negociaciones
Se descuenta sin medir el efecto en el margen
Comercial
Negociaciones
El trabajo usa más horas de las vendidas
Operaciones
Planificación y Trabajos
Materiales que se usan y no se cobran
Inventario
Entrega por OT
Trabajo terminado que no se factura
Comercial
Facturas
Factura emitida que no se cobra
Comercial
Facturas
El costo real de la hora
Una hora que no se cobró no queda guardada en bodega
En servicios, la materia prima es el tiempo de las personas. Todo el margen depende de cuánto te cuesta cada hora que efectivamente cobras. Se calcula en tres pasos:
1Suma todo lo que la empresa necesita para funcionar: sueldos, provisiones, beneficios, taller, herramientas, vehículos, administración y lo demás.
2Calcula las horas disponibles: con 10 técnicos de 160 horas al mes, son 1.600 horas.
3Divide el costo total por las horas que esperas cobrar con una meta de ocupación realista, no por las disponibles.
Ejemplo: 10 técnicos y un costo total de $40.000.000 al mes. Son referencias que hemos visto en empresas de servicio técnico.
Ocupación
Qué representa
Horas cobradas al mes
Costo real por hora
100 %
Teórico, no sostenible
1.600
$25.000
85 %
Muy optimizada, con todo el soporte
1.360
$29.412
70 %
Objetivo máximo de las mejores empresas
1.120
$35.714
50 %
Base realista para calcular
800
$50.000
Si cotizas pensando en $25.000 la hora pero trabajas al 50 %, cada hora vendida te cuesta el doble de lo que crees. La ocupación mide al equipo completo, no solo al técnico: si baja, la causa puede estar en la venta, la planificación o la gestión.
Reglas antes que fuerza de voluntad
El sistema hace difícil lo incorrecto
Los malos resultados nacen de momentos ordinarios en que se reacciona en piloto automático: el cliente pide rebaja, llama con urgencia o alguien calcula horas al ojo. Cada reacción tiene una salvaguarda en Qualitzer.
Piloto automático
Cómo aparece en la venta
Salvaguarda
Emoción
Descuento por miedo a perder al cliente
Margen visible y tope de descuento por vendedor
Ego
"Yo sé cuánto demora", sin mirar datos
Horas cotizadas contra ejecutadas por trabajo
Presión social
Cobrar lo que cobra la competencia
Costo de la hora por especialidad
Inercia
Excel, WhatsApp y "siempre se hizo así"
Un solo flujo, de la oportunidad al cobro
Reglas que el sistema aplica por ti
El inventario se entrega solo contra una orden de trabajo.
Cada cotización tiene un margen mínimo por cliente o por vendedor. Según la configuración, bloquea, pide aprobación o solo alerta.
Cada vendedor tiene un descuento máximo; uno mayor requiere aprobación.
Las horas de un trabajo realizado no se rebajan al convertirlo en cotización.
Lo adicional que se pide desde la OT queda por aprobar en la cotización.
El precio de venta de una compra lo confirma el vendedor antes de sumarse.
No se factura sin los documentos que exige el cliente, como OC, HES o informe técnico.
Comisiones sobre el margen, no sobre la venta
Un diagnóstico de 2 horas a $50.000 la hora, el costo real con 50 % de ocupación. El trabajo cuesta $100.000 y su precio de lista es $150.000. El cliente pide rebaja.
Comisión por venta
Comisión por margen
Precio final
$100.000, con 33 % de descuento
$150.000, sin descuento
Costo del trabajo
$100.000
$100.000
Margen
$0
$50.000
Comisión del vendedor
$10.000 (10 % de la venta)
$10.000 (20 % del margen)
Resultado para la empresa
−$10.000
$40.000
El vendedor gana lo mismo en ambos casos. En el primero, la empresa hizo el trabajo, pagó la comisión y perdió plata. Con la comisión sobre el margen, el vendedor y la empresa quieren lo mismo.
Mundo Comercial
Comercial: donde nace cada trabajo
El margen de un servicio se decide en la venta y se pierde en silencio: horas que no se cotizaron, descuentos que nadie revisó, trabajos que no se facturaron. El mundo Comercial existe para que el margen quede definido antes de trabajar, se respete durante la ejecución y se cobre al final.
1
Seguir cada oportunidad, para que ninguna se pierda por olvido.
2
Proteger el margen antes de vender, con costos y horas a la vista.
3
Cobrar lo cotizado y lo despachado.
4
Encontrar dónde se originó un error, con el registro de quién cotizó, aprobó y ejecutó.
Si arriendas equipos, además tienes contratos, despacho y retorno con fotos, y estados de pago con detenciones descontadas. Ver la solución para arriendo
CRM
Que ninguna oportunidad se pierda por olvido
El problema
Las oportunidades llegan por teléfono, correo, WhatsApp o la web, y viven en la cabeza o el celular del vendedor. Nadie sabe cuántas hay, cuánto valen ni quién las sigue. Cuando el vendedor se va, se van sus clientes.
Cómo lo resuelve
Cada oportunidad queda con empresa, monto estimado, origen, ejecutivo y estado.
Se ve en lista o en un tablero por etapa.
Los formularios web capturan solicitudes y las asignan a un ejecutivo.
Las llamadas y reuniones se planifican y quedan registradas.
Sin el móduloLo detectas en
Solicitudes que nadie contestaFiltro "Sin ejecutivo"
Clientes que se enfrían sin seguimientoFiltros "Sin actividad" y "Vencidas"
El pronóstico de ventas es una intuición"Monto estimado" y "Cierre próximo"
No se sabe qué canal trae clientesColumna "Origen"
Negociaciones
Donde se define el margen
El problema
Una cotización en Excel o Word suele ser un precio global sin desglose. No dice cuánto cuesta producirla, cuántas horas incluye ni quién las hará, y los descuentos no dejan rastro.
Cómo lo resuelve
Secciones de trabajos, productos, transporte y otros, según el tipo de negocio.
Cada trabajo lleva especialidad, horas cotizadas, costo, margen y precio de venta.
Margen mínimo por cliente o por vendedor, y descuento máximo por vendedor.
Al aprobarse genera la OT, y lo planificado y ejecutado se compara con lo cotizado.
Muestra cuánto se facturó y cobró, y concentra notas, llamadas, correos y bitácora.
Sin el móduloLo detectas en
Se cotiza sin conocer el costo de la horaCosto y margen de cada trabajo
Descuentos que se comen el margenTope de descuento por vendedor y aprobación
Se planifican más horas de las vendidasPorcentaje planificado contra horas cotizadas
Trabajos terminados que no se facturan"Por facturar" y "Parcialmente facturado"
Negocios perdidos sin saber por quéEstado "Perdida" con su motivo
Solicitud directa
Vender productos sin perder el control
El problema
Las ventas rápidas de repuestos o insumos salen de bodega con un llamado o un mensaje. Se despachan sin guía, se facturan tarde o no se facturan, y los pedidos parciales quedan a medias.
Cómo lo resuelve
Cada pedido registra producto, cantidad, precio y fecha.
Controla el despacho y muestra lo pendiente de cada pedido.
Genera guías de despacho y permite facturar varios pedidos o guías juntos.
Sin el móduloLo detectas en
Producto despachado que no se facturaPestañas "Guías" y "Facturas"
Pedidos despachados a mediasColumna "Pendiente"
Mercadería que sale sin documentoGuía de despacho por cada salida
Contratistas
El margen de lo que hace un tercero
El problema
Trabajos como maestranza o ensayos se venden al cliente, pero el costo del tercero no queda ligado al trabajo. Si cobra más o se atrasa, el cliente le reclama a tu empresa.
Cómo lo resuelve
Cada contratista se asocia a una negociación aprobada y a su OT.
Registra la cotización del tercero y genera su orden de compra.
Controla la fecha y el estado de ejecución, con vencimientos a la vista.
Sin el móduloLo detectas en
Se vende trabajo de terceros sin su costoCotización del contratista ligada a la OT
Terceros que trabajan sin orden de compraColumna "Orden de compra"
Atrasos del tercero que paga la empresaVencimientos a 3, 10 y 30 días
Facturas
La venta termina cuando se cobra
El problema
Trabajos terminados que se facturan tarde o nunca, facturas rechazadas porque faltaba la orden de compra del cliente, y una cobranza que depende de la memoria.
Cómo lo resuelve
Cada factura se relaciona con su negociación o pedido.
Estados claros: solicitud, facturado con pago pendiente, pagado parcialmente, pagado y en disputa.
Antes de facturar exige los documentos configurados y avisa cuáles faltan.
Se emite directo al SII, a través del sistema de facturación de tu empresa o registrándola en Qualitzer.
Sin el móduloLo detectas en
Trabajos terminados que no se facturan"Por facturar" y solicitudes pendientes
Facturas rechazadas por documentosAviso de documentos faltantes
Cobranza que depende de la memoriaEstado "Facturado / Pago pendiente"
No se sabe cuánta caja entraráFechas probables de facturación y pago
Mundo Operaciones
Operaciones: planificar y medir cada hora
Operaciones controla el 100 % de las horas del equipo técnico: planifica los trabajos, organiza la carga de cada técnico y registra en qué se usa cada hora. Lo que Comercial vendió en horas, Operaciones lo convierte en trabajo hecho, y la diferencia entre ambos es el margen real.
1
Planificar cada hora: quién hace cada trabajo, cuándo y con cuántas horas.
2
Registrar lo que realmente pasó: horas, avance, evidencia y materiales.
3
Cuidar los equipos: dónde están, en qué estado y qué mantenimiento les toca.
4
Medir la ocupación: cuánto de la jornada termina en trabajo cobrable.
En qué se va cada hora pagada
Uso del tiempo
Qué significa
Dónde se registra
Trabajo en una OT
Hora productiva, que se puede cobrar
Trabajos y Panel Técnico
Traslados y viajes
Necesarios, pero no siempre se cobran
En el trabajo o como desocupación
Espera de repuestos
Técnico detenido por falta de material
En el trabajo o como desocupación
Mantenimiento interno
Horas en equipos propios
Mantenimientos
Ausencias, feriados y capacitaciones
Horas pagadas sin trabajo posible
Ausencias, Feriados y Eventos
Horas sin asignar
Técnico disponible sin trabajo
Brecha en Planificación
Se planifica contra lo vendido
Si se planifican más horas de las vendidas, se ve antes de empezar.
Cada hora se registra en su trabajo
El técnico inicia, pausa y entrega cada trabajo con un cronómetro.
La desviación es un dato, no una culpa
La causa suele estar en la coordinación entre Ventas y Operaciones, no en el técnico.
La capacidad es real, no teórica
Ausencias, feriados y eventos se descuentan antes de planificar.
Planificación
Repartir las horas vendidas entre técnicos y días
El problema
Sin planificación, los trabajos se asignan de memoria o en una pizarra. Unos técnicos quedan sobrecargados mientras otros esperan, y nadie sabe si las horas vendidas caben en la semana.
Cómo lo resuelve
Vistas por OT, por trabajo y de ejecución, por técnico y por día.
Horas cotizadas, planificadas y pendientes de cada trabajo, con su prioridad.
Brecha de la jornada, alertas de sobretrabajo y proyección del mes.
Sin el móduloLo detectas en
Técnicos sobrecargados mientras otros esperan"Sobretrabajo" y "Con brecha" por técnico
Horas pagadas que nadie asignóBrecha de la jornada
Trabajos aprobados que nadie programaFiltro "Sin planificación"
Calendario, ausencias, eventos y feriados
Las horas que de verdad existen
El problema
Se planifica como si todos estuvieran disponibles todos los días. Las licencias, vacaciones y feriados aparecen el mismo día y desarman la semana.
Cómo lo resuelve
Ausencias por colaborador, eventos con invitados y feriados del año.
Un calendario que cruza OT, ausencias, eventos y feriados.
Sin el móduloLo detectas en
Trabajos asignados a técnicos ausentesAusencias en el calendario
Capacitaciones que chocan con trabajosEventos con sus invitados
Órdenes de trabajo
Donde un servicio se convierte en costo y margen
El problema
Sin OT, el trabajo empieza con una llamada o un papel. No queda claro qué se aprobó, qué se hizo ni qué falta, y las horas y materiales no tienen dónde cargarse.
Cómo lo resuelve
Nace de una negociación aprobada, de un mantenimiento o de un ingreso a taller.
Agrupa los trabajos con sus horas cotizadas y su avance.
Es el centro de costo de materiales, compras y contratistas.
Sin el móduloLo detectas en
Materiales sin saber en qué se usaronEntregas de inventario contra la OT
OT terminadas que no se facturanFiltro "Por facturar"
OT vencidas que nadie revisaFiltro "Vencidas"
Trabajos
La unidad de medida
El problema
Si el servicio se controla solo como un todo, no se sabe qué parte tomó más horas, y la próxima cotización se corrige a ciegas.
Cómo lo resuelve
Cada trabajo con especialidad, horas, responsable, prioridad, dependencias y estado.
Una garantía se registra aparte de los trabajos cobrables; un reproceso reabre el trabajo original.
Sin el móduloLo detectas en
No se sabe qué parte del servicio se excedióHoras reales por trabajo
Trabajos sin dueñoFiltro "Sin responsable"
Trabajos terminados sin revisarEstado "Revisión"
Panel Técnico
Registrar la hora donde ocurre
El problema
El técnico anota sus horas al final de la semana, de memoria, o no las anota. Las horas reales nunca llegan al trabajo correcto.
Cómo lo resuelve
Los trabajos del día con cronómetro: iniciar, pausar, reanudar y entregar.
Avance contra las horas asignadas, con alerta de sobretiempo.
Archivos, checklist y comentarios en cada trabajo, y supervisión de cada técnico.
Sin el móduloLo detectas en
Horas anotadas de memoriaCronómetro por trabajo
Trabajos que se exceden sin avisoAlerta de sobretiempo
El jefe no sabe en qué está cada técnicoSupervisión de técnicos
Listas de chequeo
Cómo se hace e inspecciona cada trabajo
El problema
Cada técnico revisa a su manera. Se olvidan pasos, la calidad depende de quién hizo el trabajo y no queda evidencia.
Cómo lo resuelve
Listas vinculadas a tipos de equipo o de trabajo, con creación asistida por IA.
Se completan desde el trabajo, y pueden ser obligatorias para entregarlo.
Sin el móduloLo detectas en
Pasos olvidados que generan reprocesosChecklist en cada trabajo
Sin respaldo ante un reclamoChecklist completado y archivado
Taller
Cada equipo, desde que entra hasta que se entrega
El problema
Los equipos entran sin registro de fecha ni estado, y se quedan semanas en el taller sin que nadie lo note, ocupando espacio y sin facturarse.
Cómo lo resuelve
Tablero por naves, con la capacidad de cada una.
Ingresos y entregas con su cotización, su cliente y sus días en taller.
Si el cliente pide reparar sin cotizar antes, los trabajos se planifican y después se convierten en cotización, sin rebajar horas.
Sin el móduloLo detectas en
Equipos olvidados en el tallerDías en taller y "Sin cambios"
Equipos entregados sin facturarFacturación de cada ingreso
Equipos y mantenimientos
Saber dónde está cada equipo y qué le toca
El problema
El horómetro en un cuaderno, los documentos en una carpeta y la ubicación en la cabeza de alguien. Se vencen documentos, se pasan mantenimientos y lo correctivo desordena la semana.
Cómo lo resuelve
Ficha por equipo con estado, documentos con vencimiento, lecturas y GPS.
Mantenimientos preventivos, correctivos y rutinarios, cada uno con su OT.
Indicadores de preventivas contra correctivas y tiempo medio de reparación.
Sin el móduloLo detectas en
Documentos vencidos sin aviso"Docs vencidos" y "Docs por vencer"
Mantenimientos que se pasan por horas de uso"Lectura retrasada"
Más correctivas que preventivasPreventivas contra correctivas, con objetivo
Solicitudes de productos y transportes
Que materiales y traslados no queden fuera del trabajo
El problema
El técnico pide repuestos por WhatsApp y espera detenido. Los viajes se cobran al ojo o no se cobran.
Cómo lo resuelve
Cada solicitud con su OT, producto, cantidad y fecha de llegada; si no hay stock, pasa a compra.
Catálogo de tarifas de traslado con costo y precio de venta, usado al cotizar.
Sin el móduloLo detectas en
Técnicos detenidos esperando repuestosSolicitudes pendientes y fecha de llegada
Traslados que no se cobranSección Transporte de la cotización
Reportes operacionales
Medir si la operación protege el margen
El problema
Sin datos, se contrata sin saber si hace falta y las mismas desviaciones se repiten.
Cómo lo resuelve
El registro diario se lleva a Excel para las analíticas que necesite cada empresa.
Capacidad que queda para vender, técnicos con brecha o sobretrabajo y especialidades que se exceden.
Sin el móduloLo detectas en
Se contrata sin saber si hace faltaOcupación y brecha por técnico
Las mismas desviaciones se repitenHoras reales contra cotizadas por trabajo
Mundo Inventario
Inventario: todo se entrega por la OT
El inventario es dinero guardado en bodega. Si un repuesto sale sin registro, la empresa pierde dos veces: pierde el repuesto y pierde la posibilidad de cobrarlo. Por eso nada sale sin destino y nada se usa sin costo.
1
Saber qué hay y cuánto vale: catálogo con stock, costo y precio.
2
Justificar cada salida: entrega contra la OT, con aviso y recepción del técnico.
3
Comprar con destino: orden de compra ligada a la OT y recepción contra esa orden.
4
Llevar el costo al trabajo: lo entregado y lo comprado suman al costo real de la OT.
Nada sale sin OT
Todo lo que está en la OT queda pendiente de entrega hasta que se retira.
Lo no previsto se pide desde la OT
Queda por aprobar en la cotización, con una alerta antes de cerrar.
Toda compra tiene destino
Si no hay stock, se compra con la OT como centro de costo.
Todo producto tiene costo
Un producto sin costo hace que el margen se vea más alto de lo que es.
Productos
El catálogo de repuestos e insumos
El problema
Los repuestos se nombran distinto según quién los pide. No se sabe cuánto costó cada uno ni cuánto hay, y se cotiza con precios inventados.
Cómo lo resuelve
Código, nombre, unidad, stock, costo y precio de venta.
Stock mínimo con alerta, y filtros de stock negativo, costo en cero y venta en cero.
Sin el móduloLo detectas en
Un mismo repuesto con tres nombresCódigo único por producto
Productos sin costo que inflan el margenFiltro "Costo 0"
Quiebres de stockFiltro "Stock mínimo"
Proveedores, compras y recepciones
Comprar a tiempo, al precio correcto y con destino
El problema
Se compra por WhatsApp o con la tarjeta de alguien, sin saber para qué trabajo fue, si llegó completo ni cuándo vence la factura.
Cómo lo resuelve
Proveedores con condiciones de pago y contactos, habilitados o bloqueados.
Órdenes de compra con la OT como centro de costo; el precio de venta lo valida el vendedor.
Recepción contra la orden de compra, total o parcial, que actualiza el stock.
Sin el móduloLo detectas en
Compras sin saber para qué trabajoRelación de la OC con la OT
Facturas de proveedores que vencen"Facturas por vencer" y "vencidas"
Se paga lo que no llegóRecepción contra la OC
Entrega de inventario y movimientos
El momento en que el costo pasa al trabajo
El problema
El técnico saca repuestos sin registro. A fin de mes faltan productos, el stock no cuadra con la bodega y nadie sabe por qué.
Cómo lo resuelve
Entrega contra la OT, la negociación o el mantenimiento, con aviso y confirmación del técnico.
Devoluciones autorizadas que vuelven al stock con su costo original.
Historial de entradas, salidas, ajustes y traspasos, con correcciones auditadas.
Sin el móduloLo detectas en
Repuestos que salen sin destinoEntrega solo contra OT
Stock que no cuadra con la bodegaStock antes y después de cada movimiento
Ajustes sin explicaciónCorrecciones auditadas
Tu equipo
Un sistema solo sirve si tu equipo lo usa
Configuración y roles
Configuramos sucursales, bodegas, departamentos, especialidades y notificaciones. Con los roles decides qué ve cada persona y qué puede usar.
Capacitaciones por rol
Cada persona hace dentro de la plataforma los cursos de su rol, solo de los módulos que usa tu empresa.
Asistencia remota
Con tu autorización, entramos a tu escritorio para resolver contigo dudas y errores, paso a paso.
Implementación
Cómo pasas a Qualitzer
1
Roles y sistema de prueba
Definimos los módulos que usará tu empresa y, sobre ellos, los roles. Registramos a las personas y cada una entra a un sistema de prueba con su rol.
2
Carga y migración de datos
Preparamos la carga de tu información, desde Excel u otro sistema, y la validamos contigo.
3
Cursos por rol
Preparamos cursos solo de los módulos que usa tu empresa, y cada persona hace los de su rol dentro de la plataforma.
4
Paso al sistema
Se fija una fecha: hasta el día anterior se registra en lo antiguo, se migra todo, y desde ese día el equipo trabaja en Qualitzer.
5
Marcha blanca
Te acompañamos mientras el equipo opera, con soporte y asistencia remota cuando haga falta.
Un trabajo en conjunto
Nosotros cumplimos la planificación y te acompañamos todo el proceso. Tu empresa compromete a su equipo en reuniones, cursos y pruebas. Si ambos cumplen, la implementación funciona, y si no, te devolvemos tu dinero.
